Jak wygląda procedura windykacji?

Windykacja to proces długotrwały i żmudny. Nagrodą za jego skrupulatne przeprowadzenie może być zwrot długu, ale nie musi… Jak wygląda procedura windykacji? O czym należy pamiętać, żeby skutecznie egzekwować nasze należności?

Procedura windykacji dzieli się na część polubowną oraz windykację sądową. Standardowo przed wniesieniem wniosku do sądu przechodzi się przez wszystkie etapy windykacji polubownej. Dlaczego? Ponieważ procedura polubowna jest mniej kosztowna – zarówno dla wierzyciela, jak i dla dłużnika – oraz pozwala na zachowanie relacji biznesowych i kontynuowanie współpracy na nowych warunkach. Zanim jednak rozpoczniemy proces windykacji polubownej musimy być świadomi stano naszych wierzytelności. Stąd tak ważny jest regularny monitoring płatności oraz monitowanie klientów i kontrahentów spóźniających się z regulowaniem faktur.

Pierwszy krok – nawiązanie kontaktu z dłużnikiem

Monitorowanie płatności ma kluczowe znaczenie dla sukcesu postępowania windykacyjnego. Dlaczego? Ponieważ szybka reakcja najczęściej przekłada się na łatwość nawiązania kontaktu z dłużnikiem, co pozwala na wypracowanie wspólnego gruntu dla rozwiązania problemu. Im
dłużej zwlekamy z nawiązaniem kontaktu z dłużnikiem, tym większe prawdopodobieństwo, że będzie on unikał kontaktu, co znacząco wydłuży proces windykacji, czy wręcz doprowadzi sprawę do postępowania sądowego.

Kontakt z dłużnikiem możemy nawiązać na wiele sposobów – wysyłając pisemne wezwania do zapłaty, telefonując, wysyłając SMSy, korzystając z systemów windykacji online.

Drugi krok – negocjacje z dłużnikiem

Bardzo ważnym etapem windykowania wierzytelności jest etap negocjacji z dłużnikiem. Kiedy już uda się nam nawiązać kontakt i przekonać dłużnika do spotkania lub dłuższej rozmowy, musimy jak najlepiej wykorzystać tę okazję. Jeśli obawiamy się, że emocje mogą wziąć nad nami górę, a nie posiadamy w firmie działu odpowiedzialnego za windykację warto
skorzystać z pomocy zewnętrznej firmy. Udział mediatora z zewnątrz pozwoli zdystansować się do sprawy i pomoże w utrzymaniu dyskusji na merytorycznym poziomie.

W trakcie negocjacji możemy określić nowe terminy spłaty wierzytelności, zaproponować rozłożenie spłaty na dogodne dla dłużnika raty, a nawet zasugerować możliwość umorzenia części długu lub odsetek.

Kiedy dłużnik nie chce z nami rozmawiać

Niestety w praktyce bardzo często zdarza się, że mimo usilnych prób nawiązania kontaktu dłużnik nie chce z nami rozmawiać. Część dłużników unika kontaktu sądząc, ze w ten sposób zniechęcą wierzyciela i unikną konieczności wywiązania się ze swoich zobowiązań. Część robi to ze strachu. Zanim skierujemy sprawę do sądu warto spróbować skorzystać z pomocy firmy windykacyjnej. Może się bowiem okazać, że dłużnik, których nie chciał z nami rozmawiać będzie otwarty na rozmowę z windykatorem z zewnątrz. Jeśli to nie nastąpi, sprawę powinniśmy skierować do sądu. Na tym etapie musimy pamiętać o obowiązku udokumentowania wierzytelności. Jeśli sąd nie będzie miał wątpliwości, co do naszej racji
wyda wyrok nakazujący spłatę długu. Jeśli ten nie zostanie spłacony mamy prawo wnioskować o wszczęcie egzekucji komorniczej.